Download Form 16

ശമ്പളം നൽകിയതും TDS കുറച്ചതുമായ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിന് തൊട്ടുപിന്നാലെയുള്ള സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലെ ജൂൺ 15-നോ അതിനുമുമ്പോ ഫോം 16 നൽകണം. 

ഉദാഹരണം: 2025–26 സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ, ഫോം 16 2026 ജൂൺ 15-നകം നൽകണം. 

 ഫോം 16-ന് രണ്ട് ഭാഗങ്ങളുണ്ട്. പാർട്ട് എ & പാർട്ട് ബി. പാർട്ട് എ യിൽ സ്ഥാപന മേധാവി നമ്മുടെ ശമ്പളത്തിൽ നിന്നും പിടിച്ചെടുത്ത് ആദായനികുതി വകുപ്പിൽ അടച്ച ആദായ നികുതിയുടെ വിവരങ്ങളാണ്. പാർട്ട് ബിയിൽ നമ്മുടെ ആകെ വരുമാനത്തിൻറെ വിവരങ്ങളാണ് ഉണ്ടാവുക. നികുതി അടക്കാത്തവർക്ക് പാർട്ട് എ ലഭിക്കില്ല. എന്നാൽ എല്ലാലർക്കും അവരവരുടെ വരുമാന വിവരങ്ങൾ കാണിച്ചു കൊണ്ടുള്ള പാർട്ട് ബി ലഭിക്കും. TRACES (DS Reconciliation Analysis and Correction Enabling System) (https://traces.tdscpc.gov.in/)  എന്ന വെബ് പോർട്ടലിൽ നിന്നാണ് ഫോം 16 ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യേണ്ടത്.

ഈ വർഷ്ം മുതൽ TRACES വെബ്സൈറ്റിൻറെ Interface അൽപം വ്യത്യാസം വന്നിട്ടുണ്ട്. കഴിഞ്ഞവർഷം വരെ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്തിരുന്നവർക്ക് അല്പം ആശയക്കുഴപ്പം ഉണ്ടാകിനിടയുണ്ട്. അത്കൊണ്ട് ഇക്കാര്യങ്ങൾ ഒന്നുകുടി വിശദീകരിക്കുന്നു.

 ആദ്യം https://traces.tdscpc.gov.in/ എന്ന വെബ്സൈറ്റിൽ പ്രവേശിക്കുക. അപ്പോൾ താഴെ കാണുനേന്ന പുതിയ പേജ് ലഭിക്കും.

 ഇതിൻറെ നലത് ബാഗത്തായി കാണുന്ന ലോഗിൻ എന്ന നീല നിറത്തിലുള്ള ബട്ടണിലമർത്തുക. തുടർന്ന് വരുന്ന ലോഗിൻ വിൻഡോയിൽ Deductor എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അതിന് താഴെ Enter Your User ID എന്നതിൽ സ്ഥാപനത്തിൻറെ TAN നമ്പർ എൻറർ ചെയ്യുക (ഇതിന് മുമ്പുണ്ടായിരുന്ന User Name അല്ല)

Do You want to login as subuser? എന്നതിൽ No സെല്ക്ട് ചെയ്യുക.

Enter Your Password എന്നതിൽ കഴിഞ്ഞ വർഷം ഉപയോഗിച്ചിരുന്ന പാസ് വേർഡ് എൻറർ ചെയ്യുക.

തുടർന്ന് വെരിഫിക്കേഷൻ കോഡ് നിശ്ചിത ബോക്സിൽ എൻറർ ചെയ്ത് Login ബട്ടണിലമർത്തുക. 

തുടർന്ന് താഴെ കാണുന്ന പേജ് തുറന്ന് വരും. ഇത് തികച്ചും പുതമയേറിയ ഒരു വിൻഡോ ആയിരിക്കും. പഴയ ഇൻറർഫേസിലേക്ക് പോകാൻ മുകളി കാണുന്ന ടാൂിൽ അവസാനത്തെ Compliance under Income Tax Act 1961 എന്ന ടാബിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

തുടർന്ന് താഴെ കാണുന്ന ഒരു വാണിംഗ് മെസേജ് കാണും. അതിൽ Proceed ബട്ടണിവമർത്തുക.

Form 16 ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാൻ ആരംഭിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ Quarter 4 ലെ TDS പ്രോസസ് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞു എന്ന്കളർ കോഡ് നോക്കി മനസ്സിലാക്കുക. പ്രോസസ് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ മാത്രം അടുത്ത സ്റ്റെപ്പിലേക്ക് പോവുക.

മുകളിൽ കാണുന്ന Downloads എന്ന മെനുവിൽ  Form 16 എന്ന മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

തുടർന്ന് വരുന്ന വിൻഡോയിൽ Bulk PAN Download എന്നതിന് താഴെ Financial Year സെവക്ട് ചെയ്ത് Go ബട്ടണിലമർത്തുക. 

3. Date on which Tax Deposited എന്നതിൽ കഴിഞ്ഞ നാലാം ക്വാർട്ടറിലെ ഏതെങ്കിലും ഒരു മാസത്തിൽ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിൽ നിന്നും എല്ലാവരും കൂടെ അടത്ത നികുതി (ജനുവരി / ഫെബ്രുവരി / മാർച്ച്). നമ്മൾ തെരഞ്ഞെടുത്ത മാസത്തിൻറെ അവസാനത്തെ ദിവസമാണ് Date ആയി നൽകേണ്ടത്. 

4. Chalan Amount എന്നതിന് നേരെ നമ്മൾ തെരഞ്ഞെടുത്ത മാസത്തിൽ എല്ലാവരും കൂടെ അടച്ച ആകെ ടാക്സിൻറെ തുക രേഖപ്പെടുത്തുക. നമ്മൾ തെരഞ്ഞെടുത്ത മാസത്തിൻറെ തെട്ട് മുമ്പുള്ള മാസത്തിൻറെ ടോട്ടൽ ടാക്സ് ആണ് എടുക്കേണ്ടത്. ഉദാഹരണത്തിന് ഞാൻ സെലക്ട് ചെയ്തത് 31-Jan-2026 ആണ്. അപ്പോൾ ഞാൻ കൊടുത്തിട്ടുള്ള ടോട്ടൽ ടാക്സ് 2025 ഡിസംബറിലെ ശമ്പള ബില്ലിലേതാണ്. 

5. ഏറ്റവും താഴെയുള്ള സെക്ഷനിൽ PAN as in Statement എന്നതിന് താഴെ പ്രസ്തുത മാസത്തിലെ ശമ്പള ബില്ലിൽ( ഇവിടെ ഇദാഹരണത്തിൽ ഡിസംബർ 2025 ലെ ശമ്പള ബില്ലിൽ)  ഉൾക്കൊണ്ടിട്ടിട്ടുള്ള ഏതെങ്കിലും മൂന്ന് പേരുടെ PAN നമ്പർ എൻറർ ചെയ്യുക. Total Amount Deposited എന്ന കോളത്തിൽ അവർ ആ മാസത്തിൽ മാത്രം അടച്ച ടാക്സും രേഖപ്പെടുത്തുക. എന്നാൽ പ്രസ്തുത മാസത്തിൽ മൂന്നിൽ താഴെ ആളുകളേ ടാക്സ് അടച്ചിട്ടുള്ളുവെങ്കിൽ അത്രമാത്രം രേഖപ്പെടുത്തിയാൽ മതി. ബാക്കി കോളങ്ങൾ ശൂന്യമായി വിട്ടാൽ മതി. 

ഇനി നാലാം ക്വാർട്ടറിലെ 3 മാസത്തിലും ആരും ടാക്സ് അടച്ചിട്ടില്ലായെങ്കിൽ 

ഈ ബോകുസുകൾക്ക് മുകളിൽ കാണുന്ന Please Select if there are no valid PAN deductee rows corresponding to the chalan / Transfer Voucher    എന്നതിന് നേരെ ടിക്ക് രേഖപ്പെടുത്തിയാൽ മതി.

എൻറെ ഉദാഹരണത്തിൽ രണ്ട് പേർ മാത്രമേ ആ മാസത്തിൽ ടാക്സ് അടച്ചിട്ടുള്ളൂ. അത് കൊണ്ടാണ് മൂന്നാമത്തെ നിര വെറുതെ വിട്ടിട്ടുള്ളത്

ഈ ഫോമിൽ എല്ലാം കൃത്യമായി എൻറർ ചയ്തു എന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തി Proceed ബട്ടണിലമർത്തുക

5 എന്ന സെക്ഷനിലെ എല്ലാ  കോളങ്ങളും ഫില്ല് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ (ടാക്സ് അടച്ചത് 3 പേരിൽ കുറവാണെങ്കിൽ) താഴെ കാണുന്ന പോലെ ഒരു വാണിംഗ് മെസേജ് വരും അവിടെ OK അമർത്തിയാൽ മതി. 

 

____________________________________________________________________________ 

Now You Can Download Form 16

_________________________________________________________________________

Form 16 ന് റിക്വസ്റ്റ് സമർപ്പതിന്ശേഷം അല്പം കഴിഞ്ഞ് വീണ്ടും TRACES പോർട്ടലിൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുക. അതിന് ശേഷം Download എന്ന മെനുവിൽ Requested Downloads എന്ന മെനുവിൽ പ്രവേശിക്കുക
 

അപ്പോൾ നാം ഇതു വരെ റിക്വസ്റ്റ് ചെയ്ക് ഫോമുകൾ താഴെ കാണുന്ന പോലെ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും.

ഇതിൽ ഓരോ റോയിലും ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് HTTP Download എന്ന ബട്ടണിൽ അമർത്തുക. ഇങ്ങിന Part A, Part B എന്നിങ്ങനെ രണ്ട് വ്യത്യസ്ത സിപ്പ് ഫയലുകളിലാ.യി Download ഫോൾഡറി.ൽ ലഭ്യമായിട്ടുണ്ടാകും.

 

  
ഈ ഫയലുകൾ നേരിട്ട് നമുക്ക് ഓപ്പൺ ചെയ്യാൻ സാധിക്കില്ല. പ്രത്യേക ജാവ അധിഷ്ഠിത യൂട്ടിലിറ്റികൾ ഉപയോഗിച്ച്  എക്സ്ട്രാക്ട് ചെയ്യണം. ഈ യുട്ടിലിറ്റിതൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്നത് എങ്ങിനെ എന്ന് നോക്കാം. Part A യും Part B യും എക്സ്ട്രാക്ട് ചെയ്യുന്നത് രണ്ട് വ്യത്യസ്ത യൂട്ടിലിറ്റികൾ ഉപയോഗിച്ചാണ്.

അതിന് വേണ്ടി Traces വെബ്സൈറ്റിൽ ലോഗിൻ ചെയ്ത് Download എന്ന മെനുവിലെ Requested Downloads എന്ന മെനുവിൽ ക്ലിത്ത് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന വിൻഡോയിലെത്തും. 
 

അതന് താഴ് ഭാഗത്തായി കാണുന്ന Click here to Download Utitlity എന്നതിൽ ക്ലിക്ക്
ചെയ്യുക. 

അപ്പോൾ വെരിഫിക്കേഷൻ കോർ് എൻറർ ചെയ്യാൻ ആവശ്യപ്പെടും. അത് എൻറർ ചെയ്ത് Submit ചെയ്യുക.

അപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന Utility Download പേജിലെത്തും.. അതിൽ താഴെ കാണുന്ന രണ്ട് യൂട്ടിലിറ്റികൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. അതിന് ശേഷം ഈ രണ്ട് യൂട്ടിലിറ്റികളും അനുയോജ്യമായ ഒരു ലൊക്കേഷനിലേക്ക് എക്സ്ട്രാക്ട് ചെയ്യുക.