Update DDO in TRACES

ഒരു സ്ഥാപനത്തിൽ പുതിയ DDO (Drawing and Disbursing Officer) ചാർജ്ജെടുക്കുമ്പോൾ, TRACES (TDS Reconciliation Analysis and Correction Enabling System) പോർട്ടലിൽ DDOയുടെ വിവരങ്ങൾ (Authorised Person Details) ഉടൻ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്.

പ്രധാന കാരണങ്ങൾ ഇവയാണ്:

1. നിയമപരമായ ഉത്തരവാദിത്തം

TRACES-ൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിരിക്കുന്ന Authorised Person തന്നെയാണ് സ്ഥാപനത്തിന്റെ TDS സംബന്ധമായ ഔദ്യോഗിക പ്രതിനിധി. പുതിയ DDO ചുമതലയേറ്റാൽ, അദ്ദേഹത്തിന്റെ വിവരങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് നിയമപരമായി ശരിയായ രേഖകൾ നിലനിർത്താൻ ആവശ്യമാണ്.

2. Form 16 / Form 16A ഡൗൺലോഡ്

TRACES-ൽ നിന്ന് Form 16, Form 16A തുടങ്ങിയ TDS സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്നതിനും മറ്റ് സേവനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനും Authorised Person വിവരങ്ങൾ കൃത്യമായിരിക്കണം.

3. OTP, ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ

TRACES അയയ്ക്കുന്ന OTPകളും പ്രധാന അറിയിപ്പുകളും രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിരിക്കുന്ന മൊബൈൽ നമ്പറിലേക്കും ഇമെയിലിലേക്കുമാണ് എത്തുക. പഴയ DDOയുടെ വിവരങ്ങൾ തുടരുകയാണെങ്കിൽ:

• OTP ലഭിക്കാതിരിക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.
• അക്കൗണ്ട് മാനേജ് ചെയ്യാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ടാകും.

4. അക്കൗണ്ട് സുരക്ഷ

പഴയ DDO വിരമിക്കുകയോ സ്ഥലംമാറുകയോ ചെയ്തിട്ടും അവരുടെ വിവരങ്ങൾ തുടരുകയാണെങ്കിൽ, അനാവശ്യമായ ആക്സസ് സാധ്യതകൾ ഉണ്ടാകാം. പുതിയ DDOയുടെ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുന്നത് അക്കൗണ്ടിന്റെ സുരക്ഷ ഉറപ്പാക്കുന്നു.

5. Correction Requests & മറ്റ് സേവനങ്ങൾ

TRACES-ൽ ലഭ്യമായ വിവിധ സേവനങ്ങൾ (Correction Requests, Justification Report, Defaults View മുതലായവ) ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ Authorised Person വിവരങ്ങൾ ശരിയായിരിക്കണം.

6. ഭാവിയിലെ പരിശോധനകൾക്ക് സഹായകരം

ആദായ നികുതി വകുപ്പ് നടത്തുന്ന ഓഡിറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ പരിശോധനകളിൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിലവിലെ DDOയുടെ വിവരങ്ങൾ TRACES-ൽ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നത് ആശയക്കുഴപ്പം ഒഴിവാക്കുന്നു.

അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ട വിവരങ്ങൾ

പുതിയ DDO ചുമതലയേറ്റാൽ സാധാരണയായി താഴെപ്പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം:

• DDOയുടെ പേര്
• Designation
• PAN
• മൊബൈൽ നമ്പർ
• ഇമെയിൽ വിലാസം

ഉപസംഹാരം

TRACES-ൽ DDO വിവരങ്ങൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഒരു സാധാരണ വിവരമാറ്റം മാത്രമല്ല; സ്ഥാപനത്തിന്റെ TDS പ്രവർത്തനങ്ങൾ തടസ്സമില്ലാതെ തുടരാനും, Form 16 പോലുള്ള സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ലഭ്യമാക്കാനും, സുരക്ഷയും നിയമപരമായ കൃത്യതയും ഉറപ്പാക്കാനുമുള്ള നിർണായക നടപടിയാണ്. അതിനാൽ പുതിയ DDO ചാർജ്ജെടുത്ത ഉടൻ തന്നെ Authorised Person Details അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഉചിതമാണ്.

ഇത് വളരെ ലളിതമായ സ്റ്റെപ്പുകളിലൂടെ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. താഴെയുള്ള നടപടിക്രമങ്ങൾ പിൻതുടരുക.

1. ആദ്യമായി https://traces.tdscpc.gov.in/ എന്ന പോർട്ടലിൽ പ്രവേശിക്കുക. തുടർന്ന് Login ന്ന ബട്ടണിലമർത്തുക  

തുടർന്ന് നരുന്ന വിൻഡോയിൽ സ്ഥാപനത്തിൻറെ TAN നമ്പർ, പാസ് വേർഡ്, വെരിഫിക്കേഷൻ കോഡ് എന്നിവ
നൽകി ലോഗിൻ ചെയ്യുക.

 

 

 

തുടർന്ന് Authorised Person Details എന്ന ഒരു പേജ് പ്രത്യൾപ്പെടും. അതിൽ 

1. Residential Status എന്നതിന് താഴെ Resident എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക
2. അടുത്ത താഴെ കാണുന്ന ബോക്സിൽ പുതിയ DDO യുടെ PAN നമ്പർ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുക
3. പിന്നീട് വരുന്ന മൂന്ന് ബോക്സുകളിൽ നിങ്ങളുടെ First Name, Middle Name,Last Name എന്നിവ പാൻ കാർഡിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുള്ളത് പോലെ തന്നെ കൃത്യായി എൻറർ ചെയ്യുക. എന്തെങ്കിലും വ്യത്യാമുണ്ടെങ്കിൽ സ്വീകരിക്കുന്നതല്ല. നിങ്ങളുടെ പാൻ കാർഡിന് മുൻവശം കാണുന്ന പോലെ ആയിരിക്കണമെന്നില്ല പാൻ ഡാറ്റാബേസിലെ പേര്. അറിയില്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ഇ-ഫയലിംഗ് പോർട്ടലിൽ ലോഗിൻ ചെയ്ത് Profilile എടുത്ത് നോക്കിയാൽ കൃത്യമായത് കാണാം.
4. പിന്നീട് പാൻ കാർഡ് പ്രകാരമുള്ള ഡേറ്റ് ഓഫ് ബർത്ത് നൽകുക
5. അടുത്തതിൽ  പിതാവിൻറെ പേര് നൽകുക
6. Are You an Employee  of the Deductor എന്നതിന് താഴെ Yes, I am an employee എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക
7. Designation എന്നതിന് താഴെ കോമ്പോ ബോക്സിൽ Principal Officer എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക
8. Rplace Principal Authorised Person എന്നതിൽ Yes എന്ന് സെലക്ട് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ പഴയ DDO യെ ഇതിൽ നിന്ന് ഒഴിവാക്കപ്പെടുക കൂടി ചെയ്യും 

അവസാനമായി Submit ബട്ടണിലമർത്തുക.

 

 

 

തുടർന്ന് ഒരു കൺഫർമേഷൻ വിൻഡോ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതിൽ Continue ബട്ടൺ അമർത്തുക